Ordnung muss sein: 10 Anregungen für ein aufgeräumtes Büro
Ordnung ist das halbe Leben, dieses Sprichwort gilt im Büro ganz besonders. Denn in einer aufgeräumten Umgebung arbeitet es sich schneller, konzentrierter und insgesamt effizienter. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Büro mit kleinen Tricks und einfachen Mitteln in eine einladende und ideale Arbeitsumgebung verwandeln!
1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch ab!
Auf dem Schreibtisch sollte absolut nur das abgestellt werden, was täglich benötigt wird. Alles andere wird in Schubladen, Schränken oder Boxen abseits des Arbeitsplatzes aufbewahrt. Ein freier Schreibtisch sorgt für einen freien Kopf. Sie können sich deutlich besser konzentrieren, weil sämtliche Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld verschwinden.
2. Entrümpeln Sie!
Chaos entsteht oft dann, wenn zu viele Dinge vorhanden sind. Viele bewahren Dokumente zu lange auf und nutzen die digitalen Alternativen zum Ablegen von Unterlagen nur eingeschränkt. Dabei hält der Umgang mit dem PC tolle platzsparende Möglichkeiten bereit, um das Büro möglichst papierfrei zu gestalten. Vieles muss heute nicht mehr ausgedruckt werden, sondern kann alternativ in virtuellen Archiven unterkommen. Das spart Platz, Zeit, Geld und schont die Umwelt.
3. Bündeln Sie Gleiches!
Eine wesentliche Voraussetzung für dauerhafte Ordnung ist das Bündeln von gleichen Sachen. Bewahren Sie beispielsweise Gebrauchsanweisungen, Büromaterialien und verschiedenes Papier zum Drucken jeweils an einem Ort auf und vermeiden Sie es Gleichartiges überall zu verteilen.
4. Ordnen Sie den Kabelsalat!
Kabel sind in einem Büro bislang unvermeidbar. In einigen Räumen herrscht ein regelrechter Kabelsalat unter den Schreibtischen. Muss ein Gerät ausgetauscht, repariert oder anderweitig platziert werden, beginnt das Entwirren. Das kostet wertvolle Zeit und Nerven. Gleichzeitig kann das separate Ein- und Ausschalten von PC, Lautsprechern, Beleuchtung, Grafikzubehör und Co. störend sein und der ständige Standby-Modus verschlingt unnötig Strom.
Zunächst ist im Büro die Verwendung einer Master-Slave-Steckdosenleiste ratsam. Hierbei kann ein Mastergerät sowie mehrere Slave-Geräte über die Steckplätze bestimmt werden. „Wenn ein Gerät an einem Master-Anschluss angeschlossen ist, können die Slave-Geräte nur dann genutzt werden, wenn das Master Gerät eingeschaltet ist“, heißt es in der Modellbeschreibung unter steckdosenleiste.org, einem Onlineportal mit aktuellem Steckdosenleisten-Test. Diese Master-Slave-System ist im Büro deshalb praktisch, weil Lautsprecher, Tastaturen und viele andere Geräte sowieso ausschließlich in Kombination mit dem PC (Master) zum Einsatz kommen. Nach getaner Arbeit schalten Sie Ihren Computer aus und alle anderen Elektrogeräten werden automatisch in den Auszustand versetzt. Weiterer Vorteil: Der Standby-Modus wird vermieden.
Der Wohnprinz zeigt ergänzend, wie sich die unschönen Steckdosen-Leisten mit Hilfe einer dekorativen Box verstecken lassen:
Außerdem haben wir weitere Tipps gegen Kabelsalat beim Technikmagazin unter praxistipps.chip.de entdeckt.
5. Reduzieren Sie Ablagekörbe!
Mehr als drei Ablagekörbe sind völlig unnötig und begünstigen Chaos. Je mehr Ablagefächer es gibt, desto mehr sammelt der Mensch in der Regel an. Fokussieren Sie daher bewusst und beschränken Sie sich auf maximal folgende Ablagekörbe:
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Posteingang |
Der einzige Platz zum Ablegen aktueller Post. |
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Lesen |
Fachartikel und ähnliches, was Sie zum Weiterbilden oder zum Bearbeiten von Aufträgen lesen müssen, legen Sie hier ab. Sobald Sie Zeit haben, sollte der Inhalt gelesen und anschließend entsorgt werden. Falls nötig an entsprechender Stelle ablegen. |
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To-Do |
Hier gehören ausschließlich offene Aufgaben hinein, die Sie noch bearbeiten müssen. |
6. Arbeiten Sie mit farblichen Ordnern!
Ganz ohne Ordner geht es in der Regel nicht. Buchhaltung, Steuererklärungen, Versicherungspolicen und viele Dokumente mehr, müssen eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Ordnen Sie die Unterlagen farblich voneinander abweichenden Ordnern zu. So behalten Sie den Überblick und haben mit einem Griff alles parat. Zudem erleichtert die farbliche Zuordnung anderen das Zurechtfinden im Büro. Innerhalb der Ordner lässt sich mit Hilfe von Trennstreifen Ordnung halten.
7. Wählen Sie geschlossene Möbel!
Im Gegensatz zu offenen Regalen strahlen geschlossene Möbel generell mehr Ordnung und Ruhe aus. Blicken Sie beispielsweise täglich von Ihrem Arbeitsplatz auf ein Regal mit hunderten Ordnern, stört das Ihre Konzentration weitaus mehr, als ein geschlossener Aktenschrank mit glatter Oberfläche. Steht also sowieso der Kauf neuer Büromöbel an, sollten Sie diesen Fakt einbeziehen.
8. Erledigen Sie die Ablage täglich!
In vielen Büros ist es üblich, Dokumente von erledigten Aufgaben in einem Ablagefach zu sammeln. Davon ist jedoch abzuraten, da sich damit schneller als angenommen massenweise Papierkram stapelt. Ist die Menge an Unterlagen erst einmal zu groß, hat niemand mehr Lust und schon gar keine Zeit sich dieser Mammut-Aufgabe zu widmen. Werden Papiere täglich an den Platz geräumt, kostet das wesentlich weniger Zeit und oft sind die jeweiligen Ordner schneller griffbereit, wenn die Dokumente von aktuellen Erledigungen stammen. Sie sind dann noch in der Thematik und müssen die Dokumente nicht erst durchlesen, um über ihren Platz zu entscheiden.
9. Greifen Sie zur Einheit!
Ein Sammelsurium aus zahlreichen unterschiedlichen Stehsammler, Ordnern und Ablagen wirkt chaotisch und unaufgeräumt. Dekorativer und ordentlicher wird das Büro mit einheitlichen Systemen. Informieren Sie sich über Produkte, die sich dauerhaft nachkaufen lassen und investieren Sie besser in solche Lösungen, als in aktuelle Trenderscheinungen, die schon bald vom Markt verschwinden.
10. Verteilen Sie feste Plätze!
Wenn das Büro ausgemistet ist und die Entrümpelungsaktion erfolgreich war, befinden sich ausschließlich nützliche Dinge in Ihrem Büro, die regelmäßig in Gebrauch sind oder aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden müssen. Jetzt gilt es, jedem einzelnen Gegenstand einen festen und sinnvollen Platz zuzuweisen. Diese Aufgabe ist unverzichtbar, wenn es darum geht, die neu geschaffene Ordnung langfristig zu halten. Hat alles einen eigenen Platz, muss es nach Gebrauch nur noch dorthin zurückgelegt werden. Ständiges Aufräumen ist damit nicht mehr nötig.
Wie Sie Ihrem Arbeitsplatz mit blühenden Zimmerpflanzen einen dekorativen Charme verleihen können, zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag mit 13 pflegeleichten Sorten.
Quelle der Fotografien: https://pixabay.com (Unsplash, fredericomeyer, 422737, Pexels, Unsplash – v.o.n.u.)
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